多くの自営業者や中小企業が確定申告に際して、青色申告をしています。青色申告特別控除などを活用するためですが、帳簿書類の作成という負担があります。
青色申告の記帳は、
年末に貸借対照表と損益計算書を作成することができるような正規の簿記によることが原則ですが、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳のような帳簿を備え付けて簡易な記帳をするだけでもよいことになっています。
これらの帳簿及び書類などは、原則として7年間保存することとされていますが、書類によっては5年間でよいものもあります。５年間の保存でよい書類には、例えば、請求書、見積書、納品書、送り状などがあります。
青色申告者の備え付けるべき帳簿書類
青色申告者は、青色申告書を提出することができる年分の不動産所得の金額、事業所得の金額及び山林所得の金額が正確に計算できるように記録し、貸借対照表及び損益計算書を作成しなければなりません。
収入や支出は、そのつど記録しなければなりません。ただし、そのつど区分整理し難いものは年末において、一括して区分整理することができます。
青色申告者は、
すべての取引を借方及び貸方に仕訳する帳簿（「仕訳帳」）、
すべての取引を勘定科目の種類別に分類して整理計算する帳簿（「総勘定元帳」）その他必要な帳簿を備え、財務大臣の定める取引に関する事項を記載しなければなりません。
仕訳帳には、取引の発生順に、取引の年月日、内容、勘定科目及び金額を記載しなければなりません。
総勘定元帳には、その勘定ごとに、記載の年月日、相手方の勘定科目及び金額を記載しなければなりません。
確定申告において、棚卸資産の棚卸しその他決算のために必要な事項の整理を行い、記録しなければなりません。
棚卸表を作成し、棚卸資産の種類、品質、型等の異なるごとに、数量、単価及び金額を記載しなければなりません。
確定申告において、貸借対照表及び損益計算書を作成しなければなりません。
帳簿書類の整理保存
次の帳簿書類を整理し、起算日から7年間保存しなければなりません。
仕訳帳、総勘定元帳 、棚卸表、貸借対照表、損益計算書
取引に関して相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書 （現金預金取引等関係書類に該当する書類以外のものは、5年間）
NPO法人でも青色申告と同様の対応が
特定非営利活動法人でも、認定法人として認定を受けようとする場合、
青色申告法人に準じて帳簿書類を備え付けてこれらにその取引を記録し、帳簿書類を保存していなければなりません。
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